TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG THÀNH – KHÁNH THÀNH THÀNH CÔNG
Lễ khai trương là cột mốc đầu tiên trong quá trình chuẩn bị ra mắt của doanh nghiệp, là khởi đầu đầy hứa hẹn cho sự phát triển, thịnh vượng về sau. Do đó yếu tố phong thủy là một phần không thể bỏ qua đối với quan niệm của người Châu Á nói chung và Việt Nam nói riêng. Như vậy có nghĩa là để tổ chức được buổi tiệc khai trương thành công, điều đầu tiên là phải xem tên, tuổi, bản mệnh của người chủ doanh nghiệp hay người chủ cửa hàng như thế nào để chọn ngày lành tháng tốt sao cho phù hợp. Để đảm bảo chất lượng chương trình, Doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức cần lên phương án kịch bản, nội dung chương trình cụ thể. Với kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp tại Miền Bắc của mình, DH Event xin đưa ra một vài gợi ý để có thể tổ chức buổi lễ khai trương diễn ra thành công, trang trọng và ý nghĩa nhất nhưng vẫn đảm bảo được tối uy chi phí cho quý khách hàng.
Nội dung bài viết
Lựa chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương – khánh thành
Thông thường thời điểm tổ chức lễ khai trương được chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận Marketing ấn định. Tuy nhiên trước khi lựa chọn thời gian tổ chức, quý khách cần lưu ý một số yếu tố như sau:
Lễ khai trương là sự kiện luôn được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu.
Bước 1: Chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương – khánh thành
Ngày và giờ khai trương ảnh hưởng rất lớn đến buổi lễ. Vì vậy cần chọn được ngày tốt để khai trương. Quý khách có thể tra cứu trên lịch hoặc trên mạng hoặc nhờ thầy để xem giúp, và nếu tự xem ngày giờ tổ chức thì cần nên lưu ý nhưng nguyên tắc đặc biệt sau:
Nguyên tắc thứ Nhất : Tránh các ngày xấu (tương ứng với việc) được liệt kê khi tìm kiếm.
Nguyên tắc 2: Ngày không được xung khắc với bản mệnh của chủ Doanh nghiệp, chủ cửa hàng (ngũ hành của ngày, giờ không được xung khắc với ngũ hành của tuổi).
Nguyên tắc 3: Căn cứ sao tốt, sao xấu cân nhắc, ngày phải có nhiều sao Đại Cát. Nên tránh ngày có nhiều sao Đại Hung.
Nguyên tắc 5: Xem ngày đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Khi chọn được ngày tốt rồi thì chọn thêm giờ (giờ Hoàng đạo) để khởi sự.
Nguyên tắc 6: Xem ngày đó là ngày trong tuần hay cuối tuần, có phù hợp với thời gian của khách mời tham dự buổi lễ khai trương hay không.
Nguyên tắc 7: Chọn ngày mưa thuận gió hòa, xem dự báo thời tiết trước khi quyết định ngày giờ tổ chức lễ khai trương.
Tổ chức khai trương trọn gói tại Hà Nội
Bước 2: Xác định đối tượng khách mời tham dự
Đây là yếu tố quan trọng nhất khi chọn thời điểm tổ chức. Nếu đối tượng khách mời là các chủ doanh nghiệp hoặc những người làm nghề nghiệp tự do thì thời điểm tổ chức so với đối tượng khách mời là những người làm việc theo giờ hành chính sẽ thoải mái hơn. Nếu như khách mời đều nằm ở cả hai trường hợp trên thì những ngày cuối tuần là sự lựa chọn hoàn hảo nhất
Cần lựa chọn khách mời cẩn thân, bởi khách mời tham dự sự kiện ngoài người thân, bạn bè sẽ là những vị khách hàng tiềm năng, có thể sẽ rất quan trọng với doanh nghiệp, cửa hàng của bạn trong tương lai.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để có buổi lễ khai trương đáng nhớ.
Bước 3: Hình thức tổ chức lễ khai trương – khánh thành
Nếu như tổ chức trong nội bộ với các đối tác và bạn bè thì thời điểm nên diễn ra vào buổi tối để khách mời và doanh nghiệp có thời gian dùng bữa nhẹ, chuyện trò cùng nhau.
Còn nếu như diễn ra ở những địa điểm công cộng với mục đích quảng bá cho công chúng thì nên tổ chức vào ban ngày để tạo được hiệu ứng lan tỏa. Tuy nhiên lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời phía trước cửa hàng cần chú ý tới vấn đề giao thông bởi không ai mong muốn sự kiện khai trương của mình tổ chức ra do có quá đông người hay do một vấn đề nào đó mà làm ảnh hưởng tới việc qua lại của người đi đường hay giao thông của con phố.
Xây dựng kịch bản lễ khai trương là một trong những việc rất quan trọng.
Bước 4 : Lên kế hoạch Tổ chức Lễ khai trương – khánh thành hiệu quả
Sau khi đã chọn được ngày lành tháng tốt và xác định được đối tượng khách mời cho buổi lễ khai trương – khánh thành, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng để buổi lễ được diễn ra tốt đẹp nhất:
- Chuẩn bị mâm cúng khai trương trước giờ làm lễ.
- Lên kịch bản chi tiết cho buổi lễ khai trương – khánh thành
- Bố trí vị trí tổ chức buổi lễ và trang trí cơ sở kinh doanh để phù hợp với kịch bản chương trình đã đề ra, bao gồm: khu vực sân khấu, backdrop chụp ảnh, bục sân khấu, thảm đỏ, banner, băng rôn khai trương khánh thành…
- Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, standee, backdrop sân khấu…
- Sắp xếp nhân sự phục vụ cho buổi lễ khai trương – khánh thành như: MC, lễ tân, PG, nhân viên bán hàng/tiếp thị, bảo vệ.
- Lên ý tưởng cho các tiết mục biểu diễn, văn nghệ trong buổi lễ, bao gồm: Múa lân sư rồng, ca sĩ, nhóm nhảy, band nhạc…
- Chuẩn bị các chương trình quảng cáo, khuyến mãi, tặng quà, tặng sản phẩm… cho các khách mời đến tham dự tùy theo nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp.
- In ấn và phát thiệp mời khai trương tới các khách mời.
Những việc cần chuẩn bị trong buổi lễ khai trương – khánh thành
Bên ngoài khu vực lễ: treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
Khu vực tổ chức sự kiện : Lắp đặt âm thanh ánh sáng, sân khấu, backdrop, thảm đỏ, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
Khu vực bàn thờ thần linh, thần tài của doanh nghiệp: Chuẩn bị 2 mâm lễ: Mâm cúng trong nhà và mâm cúng ngoài trời, mâm lễ bao gồm Hoa tươi, 5 loại quả có màu sắc đẹp mắt, Kim ngân vàng mã, 1 con ngựa đỏ và 1 bộ quần áo quan thần linh ,gà luộc cắm hoa hồng vàng, 5 quả cau lá trầu, 3 cốc nước, 1 chai rượu trắng và bánh kẹo tùy vào nhu cầu của gia chủ.
mâm cúng khai trương tham khảo
mâm cúng thần tài ngày khai trương
Khu vực khai trương, khánh thành: Treo băng khánh thành, cột barie…
Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế.
Teabreak sang trọng, lịch sự cho buổi lễ khai trương thêm trọn vẹn
Cung cấp teabreak Chất lượng, trọn gói tại Hà Nội.
Tiến hành tổ chức lễ khai trương – khánh thành
Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB nếu có hoặc nhân viên của công ty và chia làm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân dán logo thương hiệu cho khách và xin thông tin, tặng quà cho khách hàng. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak hoặc mời khách hàng tiến đến khu vực chụp ảnh lưu niệm.
PG đón khách
Sắp xếp nhân sự hướng dẫn khách chỗ để xe máy, oto và trông xe cho khách. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp và đặt vào nơi trang trọng nhất, thường là khu vực phía trước sân khấu hoặc khu vực photobooth chụp ảnh nếu có.
Màn hình LCD chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.( có thể là màn Led ở khu vực sân khấu chính nếu có hoặc chiếu qua màn hình Tivi, màn chiếu thuê ngoài …. )
Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
Kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…
Điểm lại danh sách khách mời cho MC. ( xác nhận số khách mời tham dự )
Kịch bản, nội dung buổi lễ khai trương – khánh thành
- Tiết mục văn nghệ
Tiết mục biểu diễn mở màn trong lễ khai trương.
2. MC ổn định khách mời và tuyên bố lý của buổi lễ và giới thiệu các đại biểu khách quý tới tham dự sự kiện.
3. Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng.
Lân sư rồng khai hội
4. Các tiết văn nghệ, tiết mục biểu diễn nghệ thuật đan xen vào chương trình
5. MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự khai mạc chương trình.’
6. MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và cảm ơn các quý vị khách quý.
7. MC mời đại diện khách mời, quý vị khách quý tới tham dự chương trình lên phát biểu khai trương, tặng hoa chúc mừng.
8. Cắt băng khai trương
Cắt băng khai trương, nghi thức quan trọng nhất trong buổi lễ
9. MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương.
10. MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. PG mang khây sâm banh đến mời khách dùng.
11. Kết thúc buổi lễ
Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời.
Lãnh đạo doanh nghiệp chờ sẵn để cảm ơn khách mời một lần nữa
Bố trí nhân sự tiễn khách ra về.
Tặng quà cho khách mời tham dự sự kiện
