KINH NGHIỆM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ – GALA DINNER THÀNH CÔNG

Hội nghị là một sự kiện phổ biến và luôn được nhiều cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay các tổ chức phi chính phủ lựa chọn để hướng tới nhiều mục đích khác nhau. Một trong những lợi thế của việc Tổ chức Hội nghị so với các phương thức truyền thông khác là thông tin được truyền tải trực tiếp, chính xác và chi tiết. Bên cạnh đó, Hội nghị cũng là nơi tạo dựng và thiết chặt mối quan hệ của những người/đơn vị tham gia.

Gala Dinner là loại hình sự kiện kết hợp giữa Tổ chức hội nghị với Tổ chức tiệc ăn tối cho các khách mời tham dự hội nghị. Điểm mạnh của việc tổ chức Gala Diner là tạo thêm thời gian và không gian cho những người tham dự sự kiện tìm hiểu nhau và chia sẻ thông tin với nhau một cách thoải mái và chân tình. Rất nhiều những mối quan hệ hợp tác và những bản hợp đồng có giá trị đã được ký kết ngay trên bàn tiệc.

Xác định được tầm quan trọng của Tổ chức Hội nghị – Gala Dinner, DH Event sẽ chia sẻ với quý khách hàng những bí quyết để tổ chức Hội nghị – Gala Dinner thành công, làm hài lòng tất cả các khách mời tham dự.

Dịch vụ tổ chức Hội nghị – Gala Dinner trọn gói, chuyên nghiệp tại Hà Nội

Nội dung bài viết

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Bước 1: Xác định mục đích tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị có thể giúp các cơ quan, doanh nghiệp đạt được một hoặc nhiều mục đích khác nhau cùng một lúc, có thể kể đến như:

Quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ
Cảm ơn và tri ân khách hàng, đối tác, nhà đầu tư
Thông báo, chia sẻ và truyền tải các thông tin quan trọng nhằm giải quyết những vấn đề trọng điểm chung giữa các cá nhân/ đơn vị tham gia.
..v..v..

Quan trọng hơn cả, ban tổ chức cần xác định rõ mục tiêu cuối cùng của mình khi tổ chức Hội nghị là gì để từ đó xây dựng nội dung và kịch bản cho phù hợp nhất, mục tiêu cuối có thể là ký hợp đồng với khách hàng; kêu gọi hỗ trợ, đầu tư; hay tìm phương án giải quyết các khó khăn của doanh nghiệp…

Bước 2: Lập chủ đề Hội nghị

Với những mục đích khác nhau thì tên gọi và hình thức của hội nghị cũng sẽ khác nhau, ví dụ như:

Hội nghị tri ân khách hàng
Hội nghị hợp tác, xúc tiến và đầu tư thương mại
Hội nghị doanh nhân/doanh nghiệp trong các lĩnh vực
Hội nghị khoa học
Hội nghị nhà chung cư
..v..v..

Dựa vào đó, chủ đề của hội nghị sẽ được xác định để làm nổi bật lên những cơ hội, lợi ích của các khách mời khi tham dự sự kiện.

Bước 3: Dự kiến đối tượng khách mời tham dự

Tùy vào mục đích tổ chức mà khách mời tham dự hội nghị có thể được xác định trước (mời trực tiếp) hoặc không (kêu gọi tham gia). Do đó việc dự kiến số lượng khách mời tham dự là một bước rất quan trọng quyết định yếu tố thành công của buổi hội nghị. Ban tổ chức cần lập tổ phụ trách giấy mời, phân chia khách mời thành 3 mục chính:

Khách mời chủ trì, dẫn dắt hội nghị (như chuyên gia, diễn giả, KOL, người nổi tiếng)
Khách mời quan trọng phải mời đến (đối tượng cần được truyền tải thông tin)
Khách mời tham dự tự do

Việc gửi thiếp mời cũng phải được thực hiện trước ít nhất 01 tháng và được theo dõi sát sao. Trên thiếp mời cũng cần đề cập đến các lợi ích của khách mời đến tham dự. Xác định đúng đối tượng và số lượng khách mời còn giúp đơn vị tổ chức tránh phát sinh chi phí do khách mời đến quá đông, hoặc lãng phí địa điểm hay mâm tiệc do khách mời không đến.

Bước 4: Thời gian và địa điểm Tổ chức hội nghị

Thời gian:

Nên tổ chức vào các ngày thứ bảy, chủ nhật hoặc các dịp nghỉ lễ để đảm bảo số đông các khách mời có thể sắp xếp tham dự.
Các khung giờ có thể linh động, nhưng nếu kết hợp với tổ chức Gala Dinner thì nên lựa chọn các khung giờ từ 9h – 11h sáng hoặc 17h – 20h tối.

Địa điểm:

Khách sạn, trung tâm hội nghị, phòng tiệc, nhà hàng cao cấp … tùy theo quy mô và mong muốn của khách hàng.
Khi chọn địa điểm cần lưu ý các vấn đề về: diện tích phòng hội nghị và khu vực sảnh chờ, khu vực gửi xe cho khách, các trang trí khánh tiết sẵn có…

Bước 5: Các công tác chuẩn bị hội nghị khác

Bên cạnh kịch bản, nội dung chương trình, các văn bản tài liệu phát cho khách mời tham dự thì để tổ chức hội nghị thành công, chu đáo và chuyên nghiệp, ban tổ chức cần chú trọng tới các vấn đề sau:

Thiết kế thiệp mời: một thiếp mời đẹp và độc sẽ tạo được ấn tượng cho khách mời. Điều này cũng thể hiện được sự chu đáo và tính chuyên nghiệp của ban tổ chức, khiến cho khách mời thêm lưu tâm và tạo động lực đến với sự kiện.
Trang trí phòng hội nghị, sảnh chờ: bao gồm sân khấu, backdrop, khu vực lễ tân, khu vực chụp ảnh check in, bàn ghế hội nghị, biển tên, hoa trang trí…
Các thiết bị hội nghị: hệ thống âm thanh, màn LED, màn sao (nếu cần), máy chiếu, dịch cabin (nếu cần) …
Bố trí bàn, ghế, chỗ ngồi cho từng đối tượng khách mời.
Quà tặng VIP: quà lưu niệm cho các khách mời kèm các file tài liệu.
Nhân sự phục vụ hội nghị: MC, lễ tân tiếp đón, ca sĩ khách mời, ban nhạc, nhóm nhảy (nếu có)…
Đồ ăn, thức uống: để thể hiện sự chu đáo của ban tổ chức, cần chuẩn bị tiệc trà/tea break gồm đồ uống và thức ăn nhẹ cho tất cả khách mời tham dự sự kiện theo dang buffet ngọt. Bên cạnh đó nếu có ý đồ tổ chức Gala Dinner cho buổi Hội nghị, việc đặt món cũng rất quan trọng.
..v..v..

DỊCH VỤ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ – GALA DINNER TRỌN GÓI, CHUYÊN NGHIỆP TẠI HÀ NỘI

DH Event là Công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm tổ chức rất nhiều Hội nghị, tiệc tri ân khách hàng tại Hà Nội và các tỉnh thành phía Bắc. Chúng tôi cung cấp một giải pháp trọn gói giúp quý khách hàng tiết kiệm được thời gian và chi phí để Tổ chức hội nghị – Gala Dinner một cách thành công và tạo được sự hài lòng cho tất cả các khách mời tham dự, bao gồm các dịch vụ:

Tư vấn Kịch bản Tổ chức hội nghị – Gala Dinner

– Đón khách, lấy và lưu trữ thông tin khách mời đến tham dự, sắp xếp chỗ ngồi.

– Tổ chức các hoạt động trước thềm hội nghị: chụp ảnh check in, tiệc trà tạo không khí giao lưu kết nối…

– Sắp xếp và ổn định tổ chức, giới thiệu chương trình, đại biểu, khách mời.

– Tổ chức nội dung chương trình chính của hội nghị, giúp khách hàng đạt được mục tiêu của mình.

– Các chương trình văn nghệ đan xen tạo không khí cho sự kiện nhưng không làm mất đi tính trang trọng của hội nghị.

– Các chương trình trò chơi đan xen như bốc thăm may mắn, quay số trúng thưởng … tùy thuộc vào nội dung và tính chất của buổi hội nghị.

– Phần khai tiệc, tổ chức ăn uống, giao lưu giữa cá khách mời.

– Kết thúc chương trình, cảm ơn, tiễn khách và chuẩn bị quà tặng, tạo ấn tượng cho khách mời và gây dựng cơ hội hợp tác giữa khách mời và đơn vị tổ chức sau buổi hội nghị – gala dinner

Tư vấn lựa chọn địa điểm tổ chức

Là đối tác của rất nhiều Khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng tại Hà Nội, DH Event sẽ hỗ trợ tư vấn, giới thiệu và liên hệ giúp khách hàng các địa điểm phù hợp với mong muốn của khách hàng với mức giá ưu đãi hơn kể cả khi khách hàng liên hệ trực tiếp.

Khách hàng còn có thể ký Hợp đồng và thanh toán 1 điểm trọn gói với chúng tôi.