Dịch vụ tổ chức Hội chợ triển lãm trọn gói, cho thuê gian hàng, bàn ghế hội chợ

TỔ CHỨC HỘI CHỢ – TRIỂN LÃM

Tổ chức hội chợ là một trong những hoạt động kinh doanh, xúc tiến thương mại nhằm giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp hoặc các hộ kinh doanh tới người tiêu dùng. Bên cạnh đó, tổ chức hội chợ nếu thu hút được nhiều khách tới tham dự cũng sẽ giúp đơn vị tổ chức hướng tới nhiều mục đích quan trọng khác như quảng bá địa điểm du lịch, địa điểm tổ chức (khách sạn, resort, khu chung cư căn hộ); xây dựng hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp; mở rộng và tấn công thị trường mới…

Để đạt được hiệu quả tốt nhất, DH Event xin chia sẻ tới quý khách hàng một số kinh nghiệm tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp, ấn tượng và tiết kiệm chi phí nhất.

Dịch vụ tổ chức Hội chợ triển lãm trọn gói tại Hà Nội. Cung cấp gian hàng, nhà bạt, bàn ghế hội chợ giá rẻ số lượng lớn

Nội dung bài viết

LỢI ÍCH CỦA TỔ CHỨC HỘI CHỢ – TRIỂN LÃM

Tổ chức Hội chợ triển lãm không chỉ đem đến những lợi ích kinh doanh cho các đơn vị, cá nhân bày bán sản phẩm tại các gian hàng, mà còn có rất nhiều ý nghĩa với Đơn vị đứng ra tổ chức toàn bộ chương trình, có thể kể đến như:

Thu lợi nhuận từ việc cho thuê gian hàng, ki-ốt:

Các doanh nghiệp, đơn vị hoặc cá nhân thường phải trả một khoản phí cho đơn vị tổ chức để được tham gia kinh doanh tại hội chợ. Tùy vào các vị trí “đẹp-xấu” của gian hàng mà mức phí có thể khác nhau, đem lại nguồn thu cho ban tổ chức.

Đối với các đơn vị tổ chức sự kiện khác như sự kiện âm nhạc, biểu diễn nghệ thuật… thì mở thêm các gian hàng ăn uống hay quà lưu niệm đi kèm cũng là 1 nguồn thu cần được cân nhắc để tối đa lợi nhuận cho sự kiện.

Giới thiệu sản phẩm, thúc đẩy doanh số bán hàng

Hội chợ – triển lãm thu hút được nhiều khách đến tham quan sẽ là cơ hội tốt để doanh nghiệp giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ tới những khách hàng mới. Đặc biệt với những sản phẩm thời vụ như các sản phẩm Tết, dịp Trung thu hay các sản phẩm dịch vụ theo mùa khác thì Hội chợ là kênh bán hàng cực kỳ hiệu quả.

Hội chợ triển lãm cũng là nơi giới thiệu những xu hướng mới của thế giới, tự tạo ra nguồn cầu trong thị trường. Điều này đặc biệt đúng với những sản phẩm mới và độc đáo như các sản phẩm về công nghệ hay mỹ nghệ…

Quảng bá cho địa điểm tổ chức

Đối với các resort nghỉ dưỡng, khách sạn cao cấp, khu du lịch – vui chơi giải trí, khu bất động sản căn hộ chung cư hay biệt thự liền kề… thì việc tổ chức Hội chợ triển lãm còn mang ý nghĩa quảng bá cho chính địa điểm tổ chức. Khi tham gia hội chợ, khách hàng có thể cân nhắc đến việc quay lại đây để sử dụng các dịch vụ nghỉ dưỡng, hay thậm chí cân nhắc việc đầu tư nhà ở, căn hộ về sau này.

Tiếp cận thị trường mới, mở rộng thị trường kinh doanh

Đối với các doanh nghiệp sản xuất muốn mở rộng thị trường kinh doanh sang các khu vực khác thì việc tổ chức Hội chợ – triển lãm là một phép thử để tiếp cận thị trường mới, tìm hiểu thị hiếu của các khách hàng và tìm kiếm các nhà phân phối.

CÁC BƯỚC ĐỂ TỔ CHỨC HỘI CHỢ – TRIỂN LÃM THÀNH CÔNG

Bước 1: Xác định địa điểm và thời gian tổ chức

Tùy vào các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp nên xác định địa điểm và thời gian tổ chức hội chợ – triển lãm. Bên cạnh đó cũng cần phải tìm hiều về đối tượng muốn thu hút đến tham dự sự kiện (tuổi tác, công việc, thu nhập, nơi ở…) để lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp.

Địa điểm:

Nếu để quảng bá cho các khu du lịch nghĩ dưỡng, khách sạn, khu bất động sản… thì nên tổ chức tại chính địa điểm đó.
Nếu vì mục đích bán hàng, giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường mới thì nên tìm những địa điểm tại khu vực cần tiếp cận.
Lưu ý về diện tích toàn bộ khu vực tổ chức; tổ chức trong nhà hay ngoài trời; khu vực tổ chức có gần trung tâm hay không, thuận tiện cho việc đi lại hay không; khu vực gửi xe thế nào…

Thời gian:

Nên lựa chọn tổ chức vào các ngày cuối tuần hoặc các dịp lễ Tết để thu hút được nhiều khách tham gia nhất.
Đối với các sản phẩm, dịch vụ theo mùa (thời vụ) thì cần tổ chức trước hoặc đúng thời gian đó.
Hội chợ kéo dài bao nhiêu ngày; Thời gian mở và đóng hàng ngày;

Bước 2: Lập phương án tổ chức

Xác định các loại sản phẩm, dịch vụ được bày bán: Mỗi hội chợ – triển lãm đều có một chủ đề (Hội chợ xuân, triển lãm công nghệ…), do đó các sản phẩm hay dịch vụ được trung bày ở đây phải liên quan đến chủ đề chung. Ngoại trừ các khu vực phục vụ đồ ăn thức uống phục vụ khách đến tham quan.
Xác định số lượng, vị trí, diện tích của từng gian hàng: Cần phải lên một sơ đồ tổng thể từ cổng vào, khu vực trưng bày, khu vực bán hàng, khu phục vụ ăn uống, khu gửi xe… Một sơ đồ tốt sẽ đảm bảo khách tham dự đi hết một vòng tất cả các gian hàng.
Phương án trang trí khánh tiết: trang trí cổng chào, trang trí và bày biện các gian hàng cần có tính thống nhất và sự độc đáo, đẹp mắt. Cũng cần quan tâm tới các yếu tố để khách hàng nán lại từng gian hàng lâu hơn (ví dụ như góc chụp ảnh đẹp, trò chơi miễn phí, các hoạt động biểu diễn văn nghệ, bàn ghế ngồi cho khách nghỉ chân…)
Đối với các hội chợ, triển lãm cách xa trung tâm, cần tính tới cả phương án thuê xe đưa đón khách để tạo điều kiện cho nhiều người tham gia.
Lập dự trù kinh phí tổ chức, ngân sách tổ chức.
Liên hệ và lập danh sách các đơn vị cùng tham gia.

Bước 3: Xin giấy phép tổ chức

Tất cả các hội chợ triển lãm đều phải xin giấy phép tổ chức tại địa phương, cấp tại các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Đơn vị tổ chức phải đảm bảo các yếu tố về phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm duyệt nội dung chương trình, đăng ký kinh doanh, khai báo thuế…

Tùy từng mục đích và nhu cầu tổ chức mà đơn vị tổ chức nên tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ thêm để đảm bảo yếu tố pháp lý, tránh trường hợp hội chợ triển lãm bị cơ quan địa phương yêu cầu hủy, ngừng tổ chức, gây thiệt hại nặng nề cho các doanh nghiệp.

Bước 4: Lên phương án truyền thông

Để thu hút nhiều khách tham quan nhất, cần tổ chức các kế hoạch truyền thông, quảng cáo trước, trong và sau hội chợ.

Quảng cáo qua các kênh truyền thống: Cổng chào, standee, banner ngang, phướn treo, tờ thông tin sự kiện tại bên ngoài khu vực tổ chức hoặc ngoài đường nơi nhiều người đi lại ngang qua. Hạn chế phát tờ rơi ngoài đường để bảo vệ môi trường và tránh cản trở giao thông. Nếu cần thiết phát tờ rơi đến tực tiếp các khu dân cư, khu văn phòng.
Quảng cáo qua các trang mạng xã hội: Lập sự kiện mới trên các trang mạng facebook, youtube, Instagram hoặc website của doanh nghiệp. Liên hệ người nổi tiếng để thu hút thêm nhiều sự quan tâm.
Đưa ra các hình thức khuyến mãi, giảm giá, quà tặng hấp dẫn.

Lưu ý cần xác định rõ đối tượng khách hàng tiềm năng để có những chiến lược quảng cáo phù hợp, tối ưu chi phí.

Bước 5: Tổ chức hội chợ, triển lãm

Công tác tổ chức bao gồm rất nhiều hạng mục mà các doanh nghiệp cần lưu tâm

Thuê, thiết kế và lắp đặt gian hàng, ki-ốt. Hệ thống điện, đèn cho từng gian hàng.
Thuê bàn ghế: bàn ghế tại từng quầy hàng, bàn ghế nghỉ chân cho khách tham dự, ghế ngồi tại khu vực sân khấu
Thuê và dựng khu vực sân khấu: bục sân khấu, backdrop sân khấu, màn LED, giàn không gian…
Thuê âm thanh, ánh sáng, thiết bị sự kiện
Trang trí khánh tiết: cổng chào hội chợ, trang trí các khu vực bên trong hội chợ, khu vực chụp ảnh đẹp, trang trí từng gian hàng.
Thuê nhân sự sự kiện: PG bán hàng, lễ tân, bảo vệ, người mẫu quảng cáo, MC, hoạt náo viên, ban nhạc, vũ đoàn, ca sỹ, nhóm nhảy, nhân tượng, lân sư rồng
Các dịch vụ đi kèm: dịch vụ ăn uống, quay phim chụp ảnh, các trò chơi hoạt náo, khu vực trò chơi và giải trí cho trẻ em…

Bước 6: Thu thập, lưu trữ thông tin khách hàng

Đơn vị tổ chức cũng có thể thu thập và lưu trữ thông tin những người tham dự để sử dụng cho các hoạt động phân tích và nghiên cứu thị trường, lưu trưc tệp thông tin khách hàng, gửi email cảm ơn và giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ, sự kiện khác của doanh nghiệp sau này…

Việc phân tích các ý kiến của khách hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp có những thay đổi về sản phẩm và dịch vụ để phụ hợp hơn với thị hiếu của thị trường.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA DH EVENT

DH Event là Công ty Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội với kinh nghiệm tổ chức nhiều các sự kiện lớn nhỏ của doanh nghiệp. Điểm mạnh của chúng tôi:

– Sẵn sàng chia sẻ, tư vấn các kịch bản tổ chức sự kiện bất động sản chuyên nghiệp, hỗ trợ tăng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp.

– Đa dạng dịch vụ và tổ chức trọn gói. Khách hàng không cần làm việc qua bên thứ ba để liên hệ địa điểm, thuê thiết bị sự kiện, thuê nhân sự sự kiện hay liên hệ truyền thông, báo chí. Giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân lực của doanh nghiệp để chuẩn bị cho sự kiện.

– Tối ưu chi phí tổ chức, ưu đãi giá cả: DH Event sở hữu toàn bộ các thiết bị bao gồm bàn ghế, âm thanh và ánh sáng, màn LED, sân khấu… đủ đáp ứng các sự kiện lớn lên đến 5,000 khán giả. Giá thuê thiết bị trực tiếp không qua trung gian.

– Giá thuê nhân sự của DH Event là tốt nhất Hà Nội. Bên cạnh đó, chúng tôi có các mối liên hệ thân quen với các đơn vị báo chí, truyền hình, phóng viên, luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp trong công tác truyền thông.