TỔ CHỨC SỰ KIỆN GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI – LỄ RA MẮT SẢN PHẨM MỚI

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới luôn đòi hỏi tính sáng tạo và sự chỉn chu để tạo được hiệu ứng truyền thông tốt, thu hút được nhiều sự quan tâm của các khách hàng, tạo ấn tượng mạnh mẽ cho khán giả, người xem.

Suy cho cùng, mục đích của sự kiện ra mắt sản phẩm là thu hút và nâng cao nhận thức của khách hàng về sản phẩm và thương hiệu, từ đó bán sản phẩm đến tay khách hàng. Vậy hãy cùng DH Event tìm hiểu làm thế nào để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới ấn tượng để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh số của mình.

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội

Nội dung bài viết

TẦM QUAN TRỌNG CỦA SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM MỚI

Lễ ra mắt sản phẩm mới là sự kiện đầu tiên mà doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm mới tới khách hàng, do đó đây cũng sẽ là “ấn tượng” đầu tiên về sản phẩm của các khách hàng. Vậy nên đây là sự kiện vô cùng quan trọng và không được phép xảy ra bất kỳ sơ xuất hay tình huống xấu nào, khiến cho khách hàng mất cảm tình và ghét bỏ sản phẩm, thương hiệu.

Ngược lại, nếu sự kiện ra mắt sản phẩm được tổ chức thành công và tạo được hiệu ứng truyền thông tốt, doanh nghiệp sẽ gặt hái được nhiều lơi ích như:

Giới thiệu được sản phẩm mới tới khách hàng, tăng doanh số bán hàng của sản phẩm.
Nâng cao nhận thức của khách hàng tới thương hiệu của doanh nghiệp, từ đó cũng là tăng doanh số bán hàng của các sản phẩm khác trong doanh nghiệp.
Không chỉ khách hàng mà cả những nhà đầu tư tiềm năng hay đối tác quan trọng khác cũng sẽ quan tâm, theo dõi, tạo tiền đề cho doanh nghiệp đạt được những hợp tác phát triển lớn trong tương lai.
Là phương thức để doanh nghiệp tiếp cận và thăm dò ý kiến của khách hàng để có những điều chỉnh hợp lý khi thực hiện các công tác tiếp thị, quảng cáo, bán hàng về sau.

CÁC TIÊU CHÍ ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN GIỚI THIỆU SẢN PHẤM THÀNH CÔNG

1. Tính sáng tạo trong khâu tổ chức sự kiện

Để làm nổi bật sự khách biệt của sản phẩm với các đối thủ khác hiện có trên thị trường thì sự kiện ra mắt sản phẩm mới cũng phải có những yếu tố sáng tạo, khách biệt, tạo điểm nhấn và gây ấn tượng mạnh cho khách giả. Các yếu tố mới lạ và độc đáo của sự kiện cũng cần phải có mối liên hệ chặt chẽ với chính đặc điểm nổi bật của sản phẩm. Nói cách khác, mọi hoạt động hay nội dung diễn ra trong buổi sự kiện phải giúp khách hàng liên tưởng, hình dung đến tính năng nổi bật của sản phẩm mới.

2. Thông điệp truyền thông rõ ràng

Ngoài các công năng hay đặc điểm ưu việt của sản phấm mới, doanh nghiệp cần truyển tải được những thông điệp hay câu chuyện đằng sau sự ra đời của sản phẩm đó. Một thông điệp hay, một câu chuyện cảm động hay truyền cảm hứng sẽ tạo nên hiệu ứng truyền thông tốt để thu hút sự chú ý của các khách hàng.

3. Kế hoạch truyền thông tổng thể, chi tiết và rộng khắp

Cần hiểu rằng các khán giả của Sự kiện ra mắt sản phẩm mới không chỉ giới hạn bởi những người trực tiếp đến tham dự sự kiện. Mục tiêu cuối cùng là làm thế nào để các thông tin về sự kiện và sản phẩm được càng nhiều người biết đến càng tốt, thông qua tin tức báo chí hay chia sẻ trên mạng xã hội… Do đó, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một kễ hoạch kỹ lưỡng và toàn diện cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới, bao gồm cả các công tác chuẩn bị trước và sau sự kiện như:

Tổ chức họp báo, gửi thông cáo báo chí tới các phóng viên, đơn vị báo chí, truyền hình.
Kết hợp tổ chức sự kiện cùng các hoạt động sau sự kiện như: hoạt động roadshow, hoạt động activation, tiếp thị và quảng bá sản phẩm tại các điểm bán hàng…
Lựa chọn gương mặt đại diện, người mẫu, nghệ sĩ nổi tiếng để tham gia vào sự kiện, thu hút truyền thông và người hâm mộ…
Các hình ảnh trong sự kiện được quay dựng cẩn thận để làm tư liệu cho các hoạt động quảng cáo, marketing online sau đó.

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM MỚI

Ngoài việc nắm rõ các tính năng nổi bật của sản phẩm cũng như thông điệp truyền thông của thương hiệu, để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những việc sau:

Bước 1: Xác định đối tượng khách mời trực tiếp tham dự sự kiện

Tùy vào mục tiêu và mối quan hệ của doanh nghiệp mà sự kiện giới thiệu hay ra mắt sản phẩm mới sẽ gồm một hoặc nhiều nhóm đối tượng sau:

Khách hàng trọng điểm: là những khách hàng VIP, đối tác chiến lược, các nhà phân phối hoặc những đối tượng khác có thể đưa ra các quyết định hoặc ảnh hưởng quan trọng đến doanh số cao cho sản phẩm.
Khách hàng tiềm năng: là những đối tượng thường xuyên quan tâm đến sản phẩm, thương hiệu; hoặc những người có khả năng mua sản phẩm vì bị thu hút bởi các hoạt động truyền thông của sự kiện.
Phóng viên báo chí, truyền hình, KOL, người nổi tiếng…: là nhóm đối tượng có thể không phải là khách hàng nhưng đóng vai trò lan rộng thông tin về sự kiện và sản phẩm tới cho nhiều người biết đến hơn thông qua các kênh truyền thông đặc thù hay mạng xã hội.

Bước 2: Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm:

Tùy vào từng đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp quyết định nên lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp.

Đối với khách hàng VIP:

Địa điểm: Tổ chức tại các địa điểm đẹp và sang trọng như phòng hội nghị khách sạn, các trung tâm hội nghị triển lãm, nhà hàng cao cấp… để thể hiện sự chu đáo và quan tâm của doanh nghiệp.
Thời gian: dựa vào thời gian thuận tiện nhất cho những khách hàng VIP.

Đối với các khách hàng tiềm năng:

Địa điểm: Tổ chức tại những khu vực trung tâm đông người qua lại, hoặc các địa điểm ngoài trời để dễ dàng thu hút được sự chú ý của nhiều người, như tại các trung tâm thương mại, quảng trường, công viên, phố đi bộ…
Thời gian: Tổ chức vào các ngày cuối tuần, dịp lễ Tết…

Đối với các phóng viên báo chí, truyền hình:

Nên tổ chức họp báo riêng để gửi thông cáo báo chí trước sự kiện chính, sau đó tiếp tục mời họ đến sự kiện chính để đưa tin sự kiện.

Bước 3: Xây dựng kịch bản chương trình

Đối với kịch bản sự kiện ra mắt sản phẩm, yếu tố sáng tạo và độc đáo luôn được đề cao nhằm thu hút sự chú ý của khán giả cũng như truyền thông. Bên cạnh đó, các hoạt động hay nội dung diễn ra tại sự kiện cũng cần làm nổi bật đặc tính nổi trội của sản phẩm, hay thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.

Tại các sự kiện cho các khách hàng VIP, kịch bản phải được xây dựng một cách chi tiết và xuyên suốt, đưa khán giả đi từ bất ngờ này đến bất ngờ khác. Key moment của sự kiện, hay các màn trình diễn có trong sự kiện phải gây được ấn tượng mạnh, tạo sự trầm trồ cho người xem. Ngoài ra, sự kiện có thể kết hợp thêm với tổ chức Gala Dinner, tổ chức tiệc ăn tối cho các khách mời để doanh nghiệp có thêm thời gian tiếp cận khách hàng, tư vấn kỹ hơn và ký được hợp đồng.

Còn đối với các sự kiện tập trung thu hút các khách hàng tiềm năng hoặc các khách hàng qua đường, kịch bản cần tập trung làm rõ tính năng của sản phẩm và thông điệp truyền thông. Các hoạt động có thể được tổ chức lặp đi lặp lại thành nhiều lần để khán giả dễ dàng nắm bắt thông tin, cũng như nhanh chóng hiểu rõ về sản phẩm, đi đến quyết dịnh đặt mua hàng. Các hoạt động trong chương trình phải thật sôi động và tương tác với khán giả (như tổ chức các trò chơi có thưởng, âm nhạc ca hát sôi động) để thu hút được sự chú ý của càng nhiều người càng tốt.

Bước 4: Chuẩn bị sân khấu, các thiết bị sự kiện như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, trang trí khánh tiết

Tùy vào từng địa điểm tổ chức mà doanh nghiệp cần quan tâm đến cả công tác chuẩn bị các thiết bị tổ chức sự kiện, bao gồm:

Sân khấu hoặc khu vực biểu diễn
Không gian trưng bày sản phẩm
Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn LED, màn sao
Backdrop, photobooth, standee, cổng chào, banner…

Bước 5: Đội ngũ nhân sự phục vụ cho sự kiện chuyên nghiệp

Bên cạnh đội ngũ tư vấn, bán hàng chuyên nghiệp từ chính doanh nghiệp, để sự kiện ra mắt sản phẩm được thành công, chuyên nghiệp thì còn cần tới đội ngũ nhân sự sự kiện khác như:

MC dẫn chương trình, náo hoạt viên
PG, người mẫu quảng cáo sản phẩm
Kỹ thuật viên hỗ trợ sân khấu, âm thanh, ánh sáng.
Đội ngũ quay phim, chụp ảnh, dựng phim tư liệu phục vụ quảng cáo, marketing sau sự kiện.
Đối với các sự kiện lớn, cần mời thêm: ca sĩ, diễn viên nổi tiếng, người đẹp, hoa hậu, KOL…

LỰA CHỌN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM MỚI CHUYÊN NGHIỆP TẠI HÀ NỘI

Để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm thành công và tạo được hiệu ứng truyền thông tốt, các doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình những dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói để có được những sự chuẩn bị tốt nhất, tránh phát sinh rủi ro và tối ưu chi phí tổ chức.

DH Event là Công ty Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội với kinh nghiệm tổ chức nhiều các sự kiện lớn nhỏ của doanh nghiệp. Điểm mạnh của chúng tôi:

Sẵn sàng chia sẻ, tư vấn các kịch bản tổ chức sự kiện sáng tạo, độc đáo. Hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/07.
Đa dạng dịch vụ và tổ chức trọn gói. Khách hàng không cần làm việc qua bên thứ ba để liên hệ địa điểm, thuê thiết bị sự kiện, thuê nhân sự sự kiện hay liên hệ truyền thông, báo chí. Giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân lực của doanh nghiệp để chuẩn bị cho sự kiện.
Tối ưu chi phí tổ chức, ưu đãi giá cả: DH Event sở hữu toàn bộ các thiết bị bao gồm bàn ghế, âm thanh và ánh sáng, màn LED, sân khấu… đủ đáp ứng các sự kiện lớn lên đến 5,000 khán giả. Giá thuê thiết bị trực tiếp không qua trung gian.
Giá thuê nhân sự của DH Event là tốt nhất Hà Nội. Bên cạnh đó, chúng tôi có các mối liên hệ thân quen với các đơn vị báo chí, truyền hình, phóng viên, luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp trong công tác truyền thông.

ĐẶC BIỆT: DH Event giảm ngay 20% tổng giá trị Hợp đồng khi doanh nghiệp đăng ký dịch vụ Tổ chức sự kiện trọn gói của chúng tôi.